Pourquoi archiver ?
L'archivage répond à trois besoins distincts.
-> le premier, le plus important, est le besoin pour l'entreprise de prouver ce qu'elle a fait ou ce qu'elle n'a pas fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l'État, vis-à-vis d'un audit interne ; elle doit en outre, lors d'un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses intérêts ;
-> le deuxième correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d'un nouveau projet, au lieu de recréer l'information, opération qui peut coûter cher et faire perdre un temps précieux ;
-> le troisième besoin est pour l'entreprise l'intérêt de préserver sa mémoire , tant pour constituer une culture d'entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.
Les besoins d'archivage sont d'autant plus forts que l'information produite et archivable est toujours plus prolifique, qu'elle se présente sous des formes multiples (données structurées ou non, images, sans oublier le papier) et que l'environnement réglementaire est souvent très contraignant.
